1.terlebih dahulu sebagai orang kepercayaan saya selaku staf inti dari Sky Line Block merencanakan program yang saya lakukan mulai dari settup ruangan konferensi, saya akan mulai menentukan layout ruangan yaitu classroom, agar semua peserta memiliki pandangan yang jelas, maka perlu dipasang big screen beserta proyektor serta sound system yang memadai disisi-sisi ruangan agar semau yang berada diruangan tersebut bisa terdengar jelas. Kemudian di setiap meja peserta dipasangkan nama, beserta bendera kebangsaan masing-masing peserta,juga disiapkan air minum, serta alat tulis agar peresta bisa menulis hal-hal yang di sidang atau rapat nanti. Untuk registrasi para peserta harus mendaftar dan mencari namanya didepan pintu masuk, yang kemudian akan menerima handout rundown acara sidang.dan kami dari pihak penyelenggara menyediakan akomodasi seperti Shuttle service untuk antar jemput dari airport ke hotel bagi peserta dari luar negeri. Untuk Pemimpin rapat di depan ruangan akan di setup dengan memasang podium, serta meja -meja pemimpin rapat. diluar area rapat disediakan semacam mading agar para peserta yang datang langsung mengetahui rapat dari bagian apa yang sedang berlangsung.
2. Menentukan akomodasi lebih tepat di sekitar SLCC seperti di hotel mandarin. karena selain dekat juga memiliki standard bintang 5, serta untuk peserta yang vegetarian harus registrasi, agar makanan yang disajikan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, diadakannya dinner untuk seluruh peserta dan pendamping, untuk mempermudah transport disediakan shuttle buss agar mempermudah transportasi dari hotel ke SLCC.
Jenis-jenis acara makan dan minum dengan menyediakan round table.
1. Morning Break
2. Afternoon Break
3. Lunch Menu
4. Conference Dinner
3. rencana rekreasi bisa dilaksanakan ke pusat perbelanjaan seperti mall pacific place atau ke museum. untuk anak-anak disediakan area bermain.
4. Penyetingan ruangan yang indah,nyaman dan enak dipandang, sesuai dengan tema yang akan dibahas pada rapat tersebut, maka perlu dekorasi seperti, adanya poster-poster buletin board yang mendukung terlaksananya konferensi ini, yang diletakan sebelum pintu masuk ruangan rapat. juga penentuan penginapan bagi para peserta meeting.
5. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
1. Lokasi Meeting
2. Jarak dan alokasi waktu
3. Daftar tempat peserta menginap
4. Ketersediaan dan jenis kendaraan yang dipergunakan
5. Biaya yang harus dikeluarkan untuk shuttle service.
6. Serta rekreasi
7. Aktifitas lainya yang dapat diusulkan pada komite lokal.
8. Penanganan Peserta Konvensi
9. Penanganan Permintaan Khusus
10. Program Khusus
informasi yang kita dapatkan dan yang kita proleh harus dijaga kerahasiaannya agar data yang kita punya tidak dipergunakan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab dan agar data yang kita punya tersebut dapat kita manfaatnya untuk menjalankan pekerjaan.contohnya biaya selama tamu menginap dihotel,data keuangan dll.berbagai macam cara agar tidak bisa dicuri oleh orang yang tidak bertanggung jawab salah satunya adalah dilapisi pintu baja atau pintu besi dll.saking pentingnya data itu. Apa yang dilakukan oleh manager apabila informasi tidak akurat,
tidak aman dan tidak relevan?
·Yang harus dilakukan oleh seorang manajer apabila informasi tidak akurat,tidak aman dan tidak relevan adalah melakukan suatu tindakan dengan cara mengevaluasi kembali informasi yang di dapat agar informasi tersebut dapat diralat,sehingga menjadi informasi yang akurat.Dan seandainya jika informasi tersebut tidak dapat dipakai,maka manajer harus mengganti dan mencari informasi yang up todate dan akurat.agar informasi yang ingin dijalankan bisa berjalan dengan baik.
Bagaimana tahapan2 dalam mengamankan informasi ? Jelaskan
·Mengidentifikasi ancaman: Setiap perusahaan di tuntut untuk dapat mengindentifikasi suatu ancaman yang bertujuan untuk mengantisipasi masalah yang mungkin akan terjadi.dilam maupaun diluar perusahaan maka dari itu harus sebagai manajer harus extra hati-hati dalam suatu ancaman apapun.
·Mengenali resiko: Mengenali resiko di dalam suatu informasi merupakan salah satu element penting yang di perlukan di dalam suatu informasi karena di setiap informasi mempunyai resiko masing - masing yang berpengaruh pada pengambilan suatu keputusan.maka dari itu manager harus mengantisipasi sebelum terjadi.
·Menetapkan keamanan kebijakan informasi: Setiap perusahaan mempunyai kebijakan tersendiri tentang keamanan informasi bisanya informasi tersebut bersifat khusus/ informal, yang mengetahui informasi tersebut adalah orang - orang tertentu yang di percaya oleh perusahaan untuk menjaga informasi tersebut.
·Menerapkan pengawasan: Agar menghindari kebocoran informasi atau beredarnya issue yang tidak diinginkan pihak perusahaan melakukan pengawasan agar informasi tersebut tetap terjaga dan terhindar dari hal yang tidak diinginkan.
Sebuah keputusan berstruktur lebih tinggi dapat direncanakan atau dikhususkan terlebih dahulu, sedangkan pada keputusan yang tidak berstruktur lebih tinggi tidak dapat demikian . Keputusan yang terstruktur dapat dikatakan terprogramkan, dalam arti bahwa aturan keputusan yang tidak ambiguous (rangkap) akan ditentukan selanjutnya. Istilah tersebut tidaklah penting artinya bahwa keputusan diotomatisasikan, Kaputusan tak berstruktur dikatakan tidak terprogramkan. Keterstrukturan keputusan terprogramkan menjaga rutin harian dan seringkali diulang ; keputusan yang tidak terstruktur membuat jarang terjadi dan tidak rutin harian.Beberapa keputusan akan lebih mudah tepat ke dalam klasifikasi ini, tetapi banyak keputusan adalah lebih atau sedikit terstruktur dan beberapa elemen terprogramkan dan beberapa tidak.
Syarat sistem informasi untuk keputusan terstruktur adalah prosedur yang lebih jelas dan tidak samar-samar untuk pemasukkan input data yang ditetapkan, prosedur pengesahan untuk memastikan pembetulan dan input yang lengkap, memproses input dengan menggunakan logika keputusan, dan output dari keputusan terprogram dalam suatu bentuk yang berguna untuk aksi. Suatu output yang berguna akan jelas digunakan dan terdiri dari data untuk membantu penerima untuk menilai keputusan yang layak.
Dalam banyak kasus, tak mungkin mendefinisikan suatu prosedur keputusan atau aturan keputusan untuk menangani semua situasi yang mungkin. Dalam kasus ini, aturan keputusan ditulis untuk memakai paling banyak situasi yang biasa, dan situasi yang tak biasa atau luar biasa bahwa tak memakai yang dihubungi pada manusia pembuat keputusan, biasanya satu dengan beberapa pengetahuan yang special.
Keputusan tidak terstruktur sebelumnya tidak bisa dipungkiri prosedur keputusan salah satu karena keputusan adalah juga jarang untuk membenarkan nilai organisasi yang mempersiapkan suatu prosedur keputusan (sungguhpun mungkin sebagian program) atau karena proses keputusan tidak dimengerti baik atau mengubah juga untuk memberikan suatu prosedur keputusan yang tetap yang tidak bisa dipungkiri. Syarat-syarat dukungan untuk membuat keputusan tidak terstruktur dinilai pada data dan suatu variasi analisa dan prosedur syarat-syarat data yang tak lengkap dikenal sebelumnya, maka pencarian data harus diikuti untuk sementara pencarian permohonan. Sistem dukungan keputusan yang interaktif dengan jawaban yang umum dan kemampuan menganalisa adalah dukungan sistem informasi yang cocok untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur.
Pengertian Sistem Pendukung Keputusan“ Sistem Pendukung Keputusan merupakan penggabungan sumber – sumber kecerdasan individu dengan kemampuan komponen untuk memperbaiki kualitas keputusan. Sistem Pendukung Keputusan juga merupakan sistem informasi berbasis komputer untuk manajemen pengambilan keputusan yang menangani masalah – masalah semi struktur “
Dengan pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem pendukung keputusan bukan merupakan alat pengambilan keputusan, melainkan merupakan sistem yang membantu pengambil keputusan dengan melengkapi mereka dengan informasi dari data yang telah diolah dengan relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan tentang suatu masalah dengan lebih cepat dan akurat. Sehingga sistem ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan pengambilan keputusan dalam proses pembuatan keputusan.contohnya:pada saat meeting,dll
Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan
mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan
keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Namun disadari bahwa dengan
berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap
orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang
dibebankan kepadanya dengan baik.
Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin
membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan
yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau
mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan
keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang
dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu manajemen
sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung
(support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, terutama untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung
untuk tingkatan tertentu saja.
Ada dua alasan penting mengapa manajemen membutuhkan sistem
pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.
1. Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi
kebutuhan manajemen tingkat atas.
Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen tanpa
bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen terutama di
tingkat atas untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal ini
disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang strategis
tersebut lebih bersifat kebijakan dengan dampak luas dan/atau pada
situasi yang tidak terstruktur.
Contoh:
Terkait dengan kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di Indonesia telah
mendorong upaya beberapa pihak yang tidak bertanggungjawab untuk
melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen Energi
dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur yang
bertanggungjawab untuk memerintahkan Pertamina yang mengelola
BBM harus dengan cepat mengambil keputusan yang strategis atas
gejala penimbunan sehingga dapat mengatur strategi distribusi dan
pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan penimbunan.
2. Kebutuhan untuk menciptakan pelaporan dan proses pengambilan
keputusan yang memiliki arti (makna).
Manajemen di sini di dorong untuk bagaimana mengembangkan
pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran kinerja aktivitas yang
dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan
keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang
disiapkan, maka hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk
mendapatkan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang lebih
baik lagi.
beberapa alasan
lainnya mengapa sistem pendukung dibutuhkan dalam melengkapi sistem
informasi manajemen yang ada, yaitu:
1. untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang tersedia adalah
karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan,
2. untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi manajemen
yang ada terutama dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur
atau informasi yang hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat
atas,
3. untuk meningkatkan kemampuan dalam pemrosesan dan penyimpanan
data dan informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam
pengambilan keputusan, dan
4. untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan kompetitif
bagi penggunanya.
Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem
informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung yang akan
dibahas di sini, di antaranya adalah:
• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems
(DSS)
• Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-
Support Systems (GDSS)
• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-
Support Systems (ESS)
• Sistem Pakar/Expert System
Keempat sistem pendukung tersebut, dapat mendukung pengambilan
keputusan dengan sejumlah cara. Sistem pendukung ini dapat dengan
otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan tertentu.
Contoh:
Penentuan sistem distribusi BBM agar kelangkaan dipasar dapat segera di
atasi, penetapan harga eceran tertinggi untuk tetap menjaga pasar
mendapatkan jumlah persediaan yang paling tepat pada saat dibutuhkan.
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems
(DSS)
Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS) adalah sistem
berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan
dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang
tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan
keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan
alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan
tampilan pengguna ke dalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar
(powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau
tidak terstruktur. DSS menyajikan kepada pengguna satu perangkat alat
yang fleksibel dan memiliki kemampuan tinggi untuk analisis data
penting. Dengan kata lain, DSS menggabungkan sumber daya intelektual
seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka
meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai
tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas,
Jenis DSS yang memberikan dukungan yang sedikit lebih tinggi
memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai tingkat
penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya adalah
laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji.
Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan laporan
total penyerapan anggaran biaya pegawai dan tunjangan-tunjangan yang
diterimanya yang diolah dari berbagai file sistem penggajian.
DSS juga memungkinkan para manajer untuk melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut
model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. penggunanya data atau informasi untuk pengambilan keputusan yang
sudah pasti dan tetap (terstruktur atau rutin), maka DSS menyajikan
seperangkat kemampuan untuk keputusan yang sifatnya tidak terstruktur,
di mana DSS lebih menekankan pada pengambilan keputusan atas situasi
yang dengan cepat mengalami perubahan, kondisi yang memerlukan
fleksibilitas, dan berbagai keputusan untuk respon yang segera. DSS yang didasarkan pada web dan internet dapat mendukung
pengambilan keputusan dengan menyajikan akses on-line terhadap
berbagai database dan informasi dengan menggunakan perangkat lunak
untuk analisis data. Beberapa DSS memang difasilitasikan untuk
membantu manajemen, namun tersedia pula DSS yang mampu untuk
menarik pelanggan dengan cara menyediakan berbagai informasi dan alat
yang dapat membantu mereka untuk mengambil keputusan pada saat
mereka menyeleksi jasa dan produk. Dewasa ini, banyak orang lebih
menggunakan informasi yang banyak tersedia dari sumber-sumber yang
ditawarkan untuk membantu mengambil keputusan membeli sesuatu,
misal: keputusan untuk membeli mobil atau komputer, sebelum
berinteraksi langsung dengan petugas penjualannya. Customer decisionsupport
systems (CDSS) sangat membantu pelanggan yang ada atau
potensial dalam proses pengambilan keputusan.
Banyak orang tertarik dalam melakukan proses pembelian barang atau
jasa menggunakan mesin pencari internet (search engines) atau on-line
catalogs, web directories, e-mail, atau alat-alat lainnya untuk
menentukan lokasi informasi yang dibutuhkan dalam rangka
membantunya dalam proses pengambilan keputusan. Banyak organisasi
atau perusahaan telah mengembangkan website untuk anggota atau
pelanggannya yang ada dan potensial di mana berbagai informasi, model,
atau alat-alat analisis lain disediakan untuk mengevaluasi alternatif untuk
memudahkan pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Web-based
DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat
yang besar bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau
perusahaan tersebut.
Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah kemampuan melihat rincian,
