Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan

mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan

keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Namun disadari bahwa dengan

berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap

orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang

dibebankan kepadanya dengan baik.

Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin

membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan

yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau

mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan

keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang

dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu manajemen

sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung

(support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, terutama untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung

untuk tingkatan tertentu saja.

Ada dua alasan penting mengapa manajemen membutuhkan sistem

pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.

1. Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi

kebutuhan manajemen tingkat atas.

Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen tanpa

bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen terutama di

tingkat atas untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal ini

disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang strategis

tersebut lebih bersifat kebijakan dengan dampak luas dan/atau pada

situasi yang tidak terstruktur.

Contoh:

Terkait dengan kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di Indonesia telah

mendorong upaya beberapa pihak yang tidak bertanggungjawab untuk

melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen Energi

dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur yang

bertanggungjawab untuk memerintahkan Pertamina yang mengelola

BBM harus dengan cepat mengambil keputusan yang strategis atas

gejala penimbunan sehingga dapat mengatur strategi distribusi dan

pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan penimbunan.

2. Kebutuhan untuk menciptakan pelaporan dan proses pengambilan

keputusan yang memiliki arti (makna).

Manajemen di sini di dorong untuk bagaimana mengembangkan

pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran kinerja aktivitas yang

dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan

keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang

disiapkan, maka hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk

mendapatkan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang lebih

baik lagi.

beberapa alasan

lainnya mengapa sistem pendukung dibutuhkan dalam melengkapi sistem

informasi manajemen yang ada, yaitu:

1. untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang tersedia adalah

karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan,

2. untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi manajemen

yang ada terutama dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur

atau informasi yang hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat

atas,

3. untuk meningkatkan kemampuan dalam pemrosesan dan penyimpanan

data dan informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam

pengambilan keputusan, dan

4. untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan kompetitif

bagi penggunanya.

Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem

informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung yang akan

dibahas di sini, di antaranya adalah:

• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems

(DSS)

• Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-

Support Systems (GDSS)

• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-

Support Systems (ESS)

• Sistem Pakar/Expert System

Keempat sistem pendukung tersebut, dapat mendukung pengambilan

keputusan dengan sejumlah cara. Sistem pendukung ini dapat dengan

otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan tertentu.

Contoh:

Penentuan sistem distribusi BBM agar kelangkaan dipasar dapat segera di

atasi, penetapan harga eceran tertinggi untuk tetap menjaga pasar

mendapatkan jumlah persediaan yang paling tepat pada saat dibutuhkan.

Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems

(DSS)

Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS) adalah sistem

berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan

dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang

tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan

keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan

alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan

tampilan pengguna ke dalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar

(powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau

tidak terstruktur. DSS menyajikan kepada pengguna satu perangkat alat

yang fleksibel dan memiliki kemampuan tinggi untuk analisis data

penting. Dengan kata lain, DSS menggabungkan sumber daya intelektual

seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka

meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai

tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas,

Jenis DSS yang memberikan dukungan yang sedikit lebih tinggi

memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai tingkat

penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya adalah

laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji.

Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan laporan

total penyerapan anggaran biaya pegawai dan tunjangan-tunjangan yang

diterimanya yang diolah dari berbagai file sistem penggajian.

DSS juga memungkinkan para manajer untuk melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut

model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. penggunanya data atau informasi untuk pengambilan keputusan yang

sudah pasti dan tetap (terstruktur atau rutin), maka DSS menyajikan

seperangkat kemampuan untuk keputusan yang sifatnya tidak terstruktur,

di mana DSS lebih menekankan pada pengambilan keputusan atas situasi

yang dengan cepat mengalami perubahan, kondisi yang memerlukan

fleksibilitas, dan berbagai keputusan untuk respon yang segera. DSS yang didasarkan pada web dan internet dapat mendukung

pengambilan keputusan dengan menyajikan akses on-line terhadap

berbagai database dan informasi dengan menggunakan perangkat lunak

untuk analisis data. Beberapa DSS memang difasilitasikan untuk

membantu manajemen, namun tersedia pula DSS yang mampu untuk

menarik pelanggan dengan cara menyediakan berbagai informasi dan alat

yang dapat membantu mereka untuk mengambil keputusan pada saat

mereka menyeleksi jasa dan produk. Dewasa ini, banyak orang lebih

menggunakan informasi yang banyak tersedia dari sumber-sumber yang

ditawarkan untuk membantu mengambil keputusan membeli sesuatu,

misal: keputusan untuk membeli mobil atau komputer, sebelum

berinteraksi langsung dengan petugas penjualannya. Customer decisionsupport

systems (CDSS) sangat membantu pelanggan yang ada atau

potensial dalam proses pengambilan keputusan.

Banyak orang tertarik dalam melakukan proses pembelian barang atau

jasa menggunakan mesin pencari internet (search engines) atau on-line

catalogs, web directories, e-mail, atau alat-alat lainnya untuk

menentukan lokasi informasi yang dibutuhkan dalam rangka

membantunya dalam proses pengambilan keputusan. Banyak organisasi

atau perusahaan telah mengembangkan website untuk anggota atau

pelanggannya yang ada dan potensial di mana berbagai informasi, model,

atau alat-alat analisis lain disediakan untuk mengevaluasi alternatif untuk

memudahkan pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Web-based

DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat

yang besar bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau

perusahaan tersebut.

Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah kemampuan melihat rincian,

menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical success factors),

akses status, analisis, pelaporan eksepsi (exception reporting),

penggunaan warna, navigasi informasi, dan komunikasi.

Satu kemampuan utama ESS adalah kemampuan menyajikan data rinci

atas informasi ringkas. Sebagai contoh, seorang eksekutif puncak dapat

memantau kemajuan fisik proyek pembangunan gedung dari waktu ke

waktu bahkan sampai ke detail pekerjaan yang sedang dikerjakan.

Kemudian jika terjadi suatu rencana penyelesaian pekerjaan yang tidak

sesuai jadwal langsung dapat dicari penyebabnya, dengan ESS, sang

eksekutif tersebut dapat melihat peta jalur distribusi bahan baku sampai

ke lokasi, dan faktor penghambat dapat segera diidentifikasi.

Faktor keberhasilan kritikal dapat dimonitor dengan lima tipe informasi,

yaitu narasi masalah kritikal, diagram penjelas, keuangan tingkat puncak,

faktor kunci, dan laporan pertanggungjawaban terinci. Dengan status

akses, top eksekutif dapat memantau data atau laporan terakhir

mengenai indikator kunci melalui jaringan kapan saja. Pemantauan dapat

dilakukan secara harian atau setiap jam. Expert systems (ES) mencoba untuk meniru pengetahuan pakar tersebut.

Sistem ini biasanya digunakan jika organisasi harus memberikan

keputusan atas suatu masalah yang kompleks. Secara khusus, ES adalah

paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas

suatu masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannya

dapat sama atau melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar.

Ide dasar di balik ES, yang merupakan teknologi intelejensia buatan

terapan, sebenarnya sederhana, yaitu memindahkan keahlian seorang

atau beberapa orang pakar ke komputer. Pengetahuan pakar ini kemudian

disimpan dalam komputer. Pengguna tinggal memanggil komputer untuk Tiga komponen utama yang biasanya ada dalam ES adalah basis

pengetahuan, mesin inferensi (inference engine), dan tampilan pengguna

(user interface). Namun demikian, secara umum, suatu ES mengandung

komponen-komponen berikut:

1. Subsistem pemerolehan pengetahuan (knowledge acquisition sub

system). Pemerolehan pengetahuan adalah pengumpulan,

pemindahan, dan pentransformasian keahlian pemecahan masalah

para pakar atau pendokumentasian sumber-sumber pengetahuan ke

program komputer yang digunakan untuk mengkonstruksikan atau

memperluas basis pengetahuan. Karena pemerolehan pengetahuan

dari para pakar adalah pekerjaan yang kompleks, biasanya dibutuhkan

perantara, yaitu teknisi pengetahuan (knowledge engineer).

2. Basis pengetahuan. Basis pengetahuan mengandung pengetahuan yang

diperlukan untuk memahami, memformulasikan, dan memecahkan

masalah. Basis ini terdiri dari dua elemen utama, yaitu fakta dan

kelaziman (rule). Informasi dalam basis pengetahuan dimuat dalam program komputer melalui suatu proses yang disebut representasi

pengetahuan (knowledge representation).

3. Mesin inferensi. Otak dari sistem pakar adalah mesin inferensi, yang

juga dikenal sebagai stuktur pengendali (control structure) atau

penginterpretasi kelaziman (rule interpreter). Mesin inferensi

biasanya memiliki tiga elemen utama, yaitu suatu penginterpretasi

(interpreter), penjadwalan (scheduler), dan penegak konsistensi

(consistency enforcer).

4. Pengguna.

5. Tampilan pengguna.

6. Papan belakang (ruang kerja). Papan belakang adalah suatu area

memori kerja untuk menguraikan kondisi yang ada, yang ditentukan

oleh data masukan.

7. Subsistem penjelasan (penjustifikasi). Subsistem ini dapat menelusuri

tanggung jawab atas simpulan-simpulan yang diberikan kepada

sumbernya.

8. Sistem pengurai pengetahuan (knowledge refining system). Sistem ini

menganalisis pengetahuannya sendiri dan penggunaannya, belajar dari

ini, dan meningkatkannya untuk konsultasi berikutnya.